Preparar una implementación de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) en la organización requiere especial atención y delicadeza.
La importancia del software de ERP es ahora axiomática: ser capaz de gestionar los flujos de negocio de forma inteligente, automatizarlos y utilizar datos útiles para múltiples departamentos de la empresa es una verdadera necesidad.
La literatura relativa a las diferentes soluciones y tipos de ERP disponibles, ya sea en la nube u on-premise, es extensa pero es poco más que un esbozo, porque cada empresa tiene peculiaridades únicas y cada procedimiento de implementación está sujeto a variaciones encaminadas a satisfacer sus necesidades.
Implementación de ERP en las instalaciones, en la nube o de forma híbrida
La elección de cómo un software ERP es parte del resultado de los análisis que se deben realizar antes de la integración, pero, al mismo tiempo, el análisis en sí mismo puede sugerir algunas necesidades que impulsen una forma específica de implementación.
El primer tipo es el local. La empresa instala el software en una infraestructura de hardware patentada que puede estar tanto dentro de la propia empresa como ubicada en un centro de datos.
En este caso, la empresa también es responsable de la administración y el mantenimiento del software ERP, incluidas las lógicas de seguridad, privacidad y cumplimiento.
Luego está el ERP en la nube, un método de distribución software como servicio (SaaS, por su acrónimo en inglés) según el cual la organización paga una suscripción para usar el ERP, cuya instalación, administración y mantenimiento siguen siendo responsabilidad del proveedor.
La ciberseguridad y el cumplimiento en general también son responsabilidad del proveedor del software, lo que significa que el departamento de IT del cliente se sentirá aliviado y podrá centrarse en otra cosa.
Por último, el modo híbrido es una mezcla entre los dos anteriores. Una empresa puede utilizar el software ERP en la nube incluso si tiene la base de datos dentro de su perímetro empresarial. Puede optar por una solución de este tipo para aumentar el nivel de privacidad o cumplimiento.
Proceso de implementación del ERP
Es una fase delicada hasta el momento en que una empresa comienza a insinuar la posibilidad de adoptar un software ERP.
Teniendo en cuenta que las soluciones ERP están adaptadas tanto a las grandes como a las pequeñas y medianas empresas, es obvio que los pasos para su implementación cambian en términos de duración y grado de complejidad pero, en cualquier caso, es fundamental seguir un método estructurado que responda a estos cinco puntos.
La preparación para la adopción
El proceso de implementación de ERP debe planificarse cuidadosamente e incluir todos los recursos necesarios, desde la dirección hasta los operadores de todos los niveles.
Los requisitos y objetivos específicos deben establecerse mediante la elaboración de un plan que tenga en cuenta cuatro elementos clave:
- Las características de la empresa.
- La amplitud del proyecto ERP o qué sector debe cubrir el ERP. Si hay más de un departamento, es recomendable entender por qué sector empezar y en qué orden seguirán los demás.
- La creación de un grupo de trabajo interno compuesto por al menos una persona de contacto del proyecto, personal de IT especializado y usuarios clave que seguirán el desarrollo del proyecto y probarán la solución durante la implementación
- Los hitos y los tiempos en los que se deben alcanzar los objetivos establecidos.
La planificación es esencial y debe ser precisa, pero, a su vez, debe permitir un cierto grado de flexibilidad. Un proyecto de ERP es muy grande y no es raro que se acumulen retrasos en la implementación.
Recopilación de información de los proveedores
La segunda fase para la adopción del sistema ERP es aquella durante la cual se elige al proveedor. Hay que consultar varios, no es necesario que se lleve a cabo con rapidez y ni siquiera es útil interrumpir la selección cuando se cree que se ha encontrado el adecuado.
Lo que se debe solicitar es una estimación detallada en la que se expliquen las fases del proyecto de implementación y su coste total. No debe haber voces confusas, sino que conviene definir cada función (qué asume la organización y qué asumen los proveedores).
Analizar el mercado es complicado porque es vasto: puede resultar útil hacer un primer análisis a fondo centrándose en aquellos proveedores capaces de organizar demostraciones u ofrecer períodos de prueba de uso que, al menos, ayuden a la empresa a familiarizarse con la lógica de un ERP.
Una vez identificado el socio más adecuado, la redacción del contrato debe ser igual de clara y deben explicarse todos los costes. Debe excluirse la presencia de costes ocultos, al igual que deben establecerse de forma clara e inequívoca las responsabilidades y los plazos de ejecución.
La implementación del ERP
La puesta en marcha de ERP solución ERP debe ser meticulosa y debe ser seguida y probada por los usuarios clave, los usuarios seleccionados por la empresa cuya tarea consiste en proporcionar comentarios útiles para realizar nuevos cambios o mejoras.
Al mismo tiempo, es necesario realizar pruebas sin dejar de utilizar el software suministrado a la empresa y, al mismo tiempo, la solución ERP. Esto certifica que los datos son consistentes en los dos escenarios y que la implementación del software ERP se está llevando a cabo según lo esperado.
Lanzamiento de la solución ERP
Una vez finalizada la fase de implementación y prueba, el software ERP debe entrar en producción y esto significa que los usuarios están completamente capacitados.
Los usuarios clave también desempeñan un papel fundamental a la hora de transmitir sus respectivos conocimientos, pero, en esta etapa, el apoyo del proveedor, que guiará a los usuarios, sigue siendo valioso, incluso mediante la parametrización de la interfaz gráfica, para que se familiaricen con el ERP.
Mantenimiento del software ERP
Como se ha mencionado, la participación de la empresa en las actividades de mantenimiento del software ERP depende de la metodología elegida entre la local, la nube y la híbrida.
En cualquier caso, la organización debe nombrar a un administrador de ERP que, según el caso, se encargue del mantenimiento del software (si está instalado en las instalaciones) o actuará como interfaz con el proveedor para las necesidades de gestión en la nube.
En conclusión, es bueno reiterar que la implementación de un software ERP requiere tiempo y recursos. Evaluar estas soluciones únicamente en función de su precio corre el riesgo de resultar contraproducente.
El impacto de la integración de ERP en la transformación digital
La planificación de recursos empresariales, que antes se consideraba un simple sistema de gestión empresarial, se ha convertido en un pilar fundamental de la transformación digital. Pero, ¿cómo impulsa un sistema ERP esta transformación?
- Unificación de datos: el ERP crea un repositorio de datos único, lo que elimina los silos de información y garantiza una visión completa de la empresa.
- Mayor visibilidad: gracias al ERP, es posible monitorear el desempeño empresarial en tiempo real, identificando rápidamente cualquier problema y oportunidad.
- Base para la innovación: el ERP proporciona una base sólida para implementar tecnologías emergentes como la inteligencia artificial, el internet de las cosas (IoT, por sus siglas en inglés) y la computación en la nube, acelerando la innovación digital.
Tecnologías emergentes y ERP
- Inteligencia artificial (AI, por sus siglas en inglés): Se puede integrar en el ERP para analizar grandes cantidades de datos, pronosticar la demanda, optimizar la cadena de suministro y personalizar la experiencia del cliente.
- IoT: el IoT permite conectar dispositivos y sensores al ERP, proporcionando datos en tiempo real sobre la producción, el mantenimiento y la logística.
- Computación en la nube: la migración del ERP a la nube ofrece una mayor flexibilidad, escalabilidad y accesibilidad, lo que facilita la colaboración y la movilidad. Este proceso de migración en la nube permite a las empresas trasladar sus sistemas ERP desde infraestructuras locales a plataformas en la nube, aprovechando así las ventajas de accesibilidad remota y optimización de recursos.
Los beneficios de la transformación digital con el ERP
- Mejora de la experiencia del cliente: personalización de los servicios y mayor capacidad de respuesta a las solicitudes de los clientes.
- Reducción de costes: optimización de los recursos, reducción de residuos y mayor eficiencia energética.
- Mayor agilidad: capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y a las nuevas necesidades empresariales.
- Ventaja competitiva: acceso a nuevas oportunidades de mercado y diferenciación frente a la competencia.
Desafíos y consideraciones
- Coste y complejidad: la implementación de un ERP puede ser costosa y llevar mucho tiempo.
- Resistencia al cambio: es fundamental implicar a todos los empleados en el proceso de transformación para superar las resistencias.
- Elegir el ERP adecuado: elegir el sistema ERP correcto depende de las necesidades específicas de la empresa.
En conclusión, el ERP es una herramienta poderosa para guiar la transformación digital de las empresas, ya que automatiza los procesos y permite el uso de nuevas tecnologías. El ERP permite a las empresas ser más eficientes, ágiles y competitivas.
Fuente: Agendadigitale.eu
