Los departamentos IT han cargado con el peso de mantener la operación tras la crisis del COVID-19. El movimiento de recursos para habilitar el trabajo remoto, algunas migraciones aceleradas de aplicaciones (como el ERP) hacia la nube, y la seguridad necesaria para mantener todo en marcha se cumplió a cabalidad de acuerdo con los planes de continuidad del negocio. Sin embargo, frente a la inevitable recesión económica no habrá industria que se salve de recortes presupuestales. La pregunta es cómo disminuir el Opex en IT sin afectar la innovación.
Para explorar las diversas alternativas y compartir estrategias, 16 líderes IT de empresas mexicanas se reunieron en una mesa redonda virtual convocada por Netmedia.
CIO participantes en el vTalk: Grupo Kuo, Fibra Uno, Inversionistas en Autotransportes Mexicanos, Grupo Industrial Lala, Grupo Mexicano de Seguros, Grupo Altex, Circle K México, Laboratorios Sophia, Walmart de México, Grupo Jumex, Grupo Ado y Empresas Coordinadas, Grupo Flecha Amarilla, Viakem, Grupo Aeroportuario del Pacifico, Industrias Pando, Ferrocarril Mexicano.
Los presupuestos IT para el 2020 estaban inicialmente pensados para llevar a cabo proyectos de analítica, internet de las cosas, actualizaciones de ERP, aplicaciones móviles y, en general, mejorar los canales digitales de cara al cliente.
La mayoría de los participantes añadió esteroides a su transformación digital, pues en menos de dos meses la digitalización se potenció para entregar una mejor experiencia a los clientes a través de canales digitales y proteger a empleados, proveedores y colaboradores.
“¿Qué pasajero quiere pararse hoy en una taquilla?”, dijo José Barreto, CIO de Grupo IAMSA, empresa de transportes compuesta por las líneas Amealcenses, Costa Line, ETN Turistar, Parhikuni, Viaja+ y Viva Aerobús. “Ahora lo importante, y en lo que estamos invirtiendo, es que la compra en línea implique una experiencia perfecta: que llegues directo al autobús y te subas, con tu boleto o pase digital y sin tener que interactuar con nadie.”
Mobility ADO, por su parte, ya contaba con los canales digitales, y en los últimos 24 meses había emprendido la diversificación hacia la administración de aeropuertos, trenes subterráneos, bicicletas y taxis. “Nuestro desafío era unificar las plataformas para que el negocio tomara las riendas de todas las empresas. De esa forma podíamos ofrecerle a nuestros clientes todo un abanico de opciones de movilidad. El proceso de transformación digital que teníamos planeado para tres años se aceleró. La idea ahora es que podamos ofrecerle opciones al pasajero con la mejor experiencia de usuario posible”, comentó Héctor Méndez, gerente corporativo de Seguridad en Informática en ADO.
Los participantes coincidieron en que la capacidad de actuar frente a la crisis sin afectar las operaciones se debió a la velocidad de respuesta de las actuales plataformas, aplicaciones y sistemas. Walmart, por ejemplo, llevaba tres años en un proceso de fortalecimiento del modelo omnicanal. Gracias a sus operaciones en China, el gigante del retail previó desde enero que la pandemia impactaría todo el planeta. De manera que a comienzos de febrero metió el pie en el acelerador para todos los programas de infraestructura y conectividad. Su vicepresidente de Sistemas en México y América Central, Alonso Yáñez, dijo que la pandemia les ha permitido mover el gasto hacia IT. “La productividad impulsada por la tecnología estaba en el radar, pero ahora la vemos como una obligación. Tenemos que encontrar las mejores formas de financiar el crecimiento futuro.”
Una lupa sobre cada peso
El retorno de inversión y de entrega de valor al negocio por parte de cada proyecto que ejecute el área IT están más auditados que nunca. “Tenemos que ser especialmente agudos en temas de Capex y Opex”, enfatizó Mauricio Castillo, CIO de Grupo Lala. “Se avecina una crisis económica global, así que estamos cuidando mucho el flujo de dinero y la rentabilidad. Hemos tenido que echar mano de la creatividad para optimizar los gastos, reinventar las prácticas y que nos aprueben los presupuestos”, abundó el ejecutivo.
La mesa coincidió en este punto: cada peso que se invierte en tecnología hoy es cuestionado a detalle por el consejo directivo, para asegurar que exista un retorno en el corto plazo, ya sea en productividad o en ingresos. La optimización es la regla en la nueva normalidad IT.
Algunos han visto reducido el presupuesto IT entre 10% y 20% desde la pandemia. En muchos casos, los proyectos que no presenten un retorno de valor inmediato han sido congelados.
En algunos casos afortunados, como el de Walmart, el gasto de capital que estaría destinado a la apertura de tiendas se está canalizando a inversión en tecnología. Pero eso no dejó de presionar al gasto operativo. Yáñez indicó que tuvo que reducir 15% el gasto corriente. En Circle K México también se detuvo el presupuesto asignado a apertura de tiendas, y además fue necesario reducir 20% el Opex para enfrentar la disminución natural de las ventas, aún cuando esta organización no ha detenido sus actividades comerciales.
Uno de los rubros más afectados por la pandemia fue el turismo, que arrastró a aerolíneas y aeropuertos. Grupo Aeroportuario del Pacífico, que opera dos aeropuertos en México y dos en Jamaica, tenía $25,000 millones de pesos destinados a la construcción de terminales para los próximos cinco años, y unos $3,000 millones para inversión en tecnología. “Nosotros logramos que la inversión IT se mantenga, pero ha sido difícil equilibrar los gastos. Hay que andar con los ojos muy abiertos. Estamos instalando cámaras termográficas, modelos de seguimiento a pasajeros y otras herramientas directamente relacionadas con la protección de usuarios en torno al Covid-19, pero muchos proveedores tienen modelos de cobro en los que el Opex se dispara demasiado y los proyectos se vuelven inviables”.
Los CIO han debido paralizar proyectos para priorizar aquellos que sostienen a la operación. Los presupuestos hoy se están dirigiendo principalmente a: Compliance, Ventas en línea, Ciberseguridad, Protección de los trabajadores y acondicionamiento de su entorno de trabajo, y Nube híbrida.
Frente a estas dificultades, los IT Masters han tenido que realizar complejos malabares con sus presupuestos: tomar del gasto de capital para aumentar el gasto operativo, alargar el periodo de los contratos con los proveedores para retrasar una inversión mayor, o renegociar para reducir el impacto en Opex. También ha habido renegociaciones de contratos de dólares a pesos, y no falta quienes han preferido voltear al desarrollo interno. La nube ha sido un aliado importante para todos.
Afortunadamente, la reducción de personal ha sido mínima. Han disminuido las horas de trabajo para impactar los costos, pero las organizaciones en general han intentado afectar lo menos posible a sus empleados. Como bien resumió Adrián Ramírez, director de IT y Servicios Compartidos de Grupo KUO, no es un año donde haya que hacer dinero, sino mantener el empleo.
El ERP es vital, pero no a ese costo
Varios de los CIO que participaron en la mesa se encontraban en proceso de evaluar la actualización de su ERP a S/4HANA, la última versión de la suite híbrida de negocios de SAP. Pero al verse enfrentados a los altos costos, la respuesta generalizada fue alejarse y retrasar el salto. “Estábamos comenzando el assessment de esa alternativa, pero de verdad la inversión necesaria da miedo, así que con la crisis volteamos la mirada hacia el modelo independiente de soporte, para extender nuestro uso del ERP y ahorrar en esos costos”, indicó Barreto, de Grupo IAMSA.
Para Yáñez, de Walmart y Roberto Rodríguez, CIO de Grupo Flecha Amarilla, la palabra clave es simplificación. Rodríguez indicó que su organización partió con la creación de un Centro de Servicios Compartidos hace unos años, para simplificar y reducir las aplicaciones en torno al ERP. En el caso de Walmart, la simplificación está en marcha en este momento y eliminará 54 de las 110 aplicaciones que actualmente tienen.
Si bien varios de los participantes utilizan SAP para su ERP, la migración a S/4HANA parece ser una carga que nadie quiere echarse al hombro. “Es muy caro”, “No es esencial”, “No encontramos una ventaja competitiva al hacer la migración”, “No hay un beneficio tangible”, son solo algunos de los comentarios que surgieron en torno a la suite de negocios. La opinión unánime fue que era más una estrategia comercial de SAP que una actualización que realmente aporte a la organización. Algunos indicaron que recién en 2023 comenzarán a evaluar nuevamente esta alternativa.
Es por esto que muchos CIO confesaron estar analizando las alternativas de soporte independiente, como la de Rimini Street, dado que promete reducir hasta en 50% la factura en mantenimiento. Gartner predice un 200% de crecimiento en el mercado de soporte independiente para software empresarial hasta el 2023, momento en el que alcanzará un valor de $1,050 millones de dólares.
“Estamos frente a la gran oportunidad de replantearnos todas las estrategias”, comentó Marisela Orihuela, de Circle K. “Normalmente estamos muy a la defensiva cuando nos piden ahorro, pero hay que entender que ahora es vital encontrar alternativas. Es un momento de reestructurarse, replantearse lo que tomábamos como certezas. Es la oportunidad de viajar ligero”.
Los participantes de la mesa redonda concluyeron casi en forma unánime subrayando la importancia de contar con proveedores con disposición a flexibilizar tanto contratos como servicios. Muchos creían que las renegociaciones serían tensas y complicadas, y en algunos casos en efecto fue así, pero la apertura de los vendedores fue resaltada como un salvavidas por la mayoría de los CIO. Al parecer, hoy más que nunca, la promesa de ser socios tecnológicos y no solo proveedores tendrá mucho peso a la hora de contratar nuevos servicios.
