Ocho consejos para implementar con éxito RPA

La automatización robotizada de procesos (RPA, por sus siglas en inglés) es una tecnología de automatización de procesos de negocios basada en robots de software o en trabajadores de inteligencia artificial. RPA ha tenido un gran crecimiento durante los últimos años gracias a que reduce riesgos, elimina errores humanos, y aumenta la velocidad y capacidad de procesamiento en general para las organizaciones.

De acuerdo con tercera encuesta global de RPA de Deloitte, en 2018 53% de las organizaciones en el mundo ya tenía iniciativas de RPA activas. La firma señaló que para este 2020, 72% de las empresas habrá por lo menos iniciado su recorrido hacia RPA. En junio del año pasado, Gartner señaló que el software RPA era el segmento de crecimiento más rápido en el mercado de las empresas globales, ya que los ingresos de este tipo de software crecieron 63.1% en 2018, hasta llegar a $846 millones de dólares. Para 2019, la cifra alcanzó $1,300 millones de dólares.

Ahorrar costos e incrementar eficiencia hacen muy atractiva la implementación de RPA. Sin embargo, es un camino que puede presentar muchas dificultades antes de concretar un buen resultado. La automatización robotizada de procesos es flexible y puede ser usada por cualquier tipo de compañía, desde una startup hasta una gran organización. Una de las inquietudes iniciales que han manifestado algunas organizaciones que la han adoptado se refiere a si requiere grandes inversiones. Básicamente se trata de software que debe correr en equipos robustos, no en computadoras portátiles y también hay que considerar la contratación de un proveedor que acompañe en el proceso.

Entonces, ¿cómo y cuándo implementar RPA? Para la siguiente lista de consejos, IT Masters Mag reunió información de portales como DisruptionHub, AI Multiple y Process Excellence Network:

Antes de iniciar con RPA

  1. Identifique áreas donde la automatización aporte grandes beneficios
    Se recomienda comenzar por áreas o departamentos que tengan gran volumen de procesos estándar en donde se utilicen reglas de negocio fijas para que sea más fácil monitorear la evolución del proyecto. RPA permite automatizar hasta 60% de procesos del back office
  2. Establezca criterios/métricas de éxito
    Hay que identificar problemas que haya que resolver y establecer métricas deseadas. Algunos criterios que pueden medir el resultado del RPA pueden ser los ahorros en costos, si la productividad se elevó, si hay mayor compromiso por parte de los empleados y si hay mayor precisión en procesos.
  3. Venda el proyecto a la alta dirección
    Es necesario evaluar los beneficios que RPA puede traer al negocio para luego presentarlos a quienes toman las decisiones. Sin su apoyo no hay mucho espacio para maniobrar. Es recomendable armar un caso en que se consideren el retorno de inversión y el impacto económico que esta tecnología ofrecerá a la organización. Así se podrá contar con promotores desde la parte de negocio que impulsen el proyecto.
  1. Seleccione un proveedor
    Al momento de elegir el proveedor con el que se va a trabajar, una de las principales variables a considerar es la experiencia del usuario. Cuando se avalúe lo que ofrece habrá que enfocarse en la facilidad de uso y qué tan intuitivo es el software para que la automatización sea exitosa. Así mismo, el proveedor deberá tener experiencia en implementaciones de RPA y ofrecer planes de mantenimiento. Será ideal que cuente con un equipo de consultoría para acompañar en el proceso.

Manos a la obra

  1. Prueba de concepto y programa piloto
    La prueba de concepto deberá considerar las necesidades y el contexto de la compañía. Es recomendable seleccionar un proceso que ofrezca ventajas y que abarque diversas aplicaciones y sistemas. Posteriormente, hay que implementar un programa piloto de RPA que incorpore un proceso automatizado a las operaciones del día a día. Habrá que medir el rendimiento que tenga partiendo de los criterios y métricas que se establecieron al inicio. En esta evaluación pueden participar las áreas interesadas directamente en el proceso y las que están relacionadas con sus resultados, con miras a que tiempo después pueda implementarse RPA en diferentes departamentos.
    En esta fase también hay que tener en cuenta los aspectos de seguridad, ya que el RPA va a interactuar con los sistemas y datos confidenciales.
  1. Centro de Excelencia (COE) de RPA
    Durante la adopción, se recomienda crear un equipo de profesionales para el Centro de Excelencia de RPA. Sus integrantes deben contar con conocimientos sobre la automatización y los efectos que puede tener en las funciones de la empresa, contar con habilidades analíticas para resolución de problemas, conocimiento de tecnologías de RPA como UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism, experiencia en programación, bases de datos relacionales y SQL, así como desarrollo de aplicaciones, y conocimientos de metodologías de procesos como Lean Six Sigma. En este equipo habrá que definir roles y responsabilidades para tener una gobernanza conjunta entre el área de IT y la que tiene actividades automatizadas.
  2. Hacer medición continua
    Iniciar la automatización requerirá de mediciones, observación y considerar posibles cambios. En este aspecto, otra recomendación es tener un plan de retroceso. Si bien, la idea es que no se va a utilizar la mayor parte del tiempo, es mejor estar preparados por si es necesario.

Cuando la evaluación de resultados sea positiva y se abarquen otras áreas de la compañía, se podrá pensar a futuro. En el proceso de madurez de RPA viene la convergencia con tecnologías como AI y ML. La automatización inteligente tiene potencial hacia tareas que no son rutinarias, que involucren intuición, juicio, creatividad y solución de problemas. Hacia allá pueden ir las siguientes acciones. Primero hay que comenzar.

Maricela Ochoa

Reportera de tecnología. Suele buscar temas de innovación, nuevas aplicaciones IT y seguridad de la información. Periodista por la UNAM; estudió Marketing en el ITAM y Branding en la Universidad de Bogotá Jorge Tadeo Lozano. Storyteller apasionada por la astronomía.

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