Dos horas diarias de productividad y $2 millones de dólares al año: las pérdidas de una mala gestión de datos

Hasta dos horas diarias podrían estar perdiendo los tomadores de decisiones IT solo en encontrar la información que necesitan para trabajar, mientras que el promedio de pérdidas por culpa de una mala administración de datos en las organizaciones puede alcanzar a $2 millones de dólares en un año. Estas fueron algunas de las conclusiones del reciente reporte Realizing the Power of Enterprise Data, producido por Vanson Bourne para Veritas Technologies, con el fin de rastrear qué impactos generan la ausencia y la presencia de una estrategia de gestión de datos en una organización.

La consulta alcanzó a 1,500 líderes IT de 15 países (entre los que se incluye México) y revela algunos datos un tanto catastróficos en el contexto de generación de información acelerada que vive la sociedad a nivel global hoy en día.

Agustín Palacios, Country Manager de Veritas en México y quien platicó en exclusiva con IT Masters Mag para profundizar sobre los resultados, puso el acento sobre lo transversal del problema: casi todas (97%) las organizaciones globales encuestadas creen que perdieron oportunidades valiosas como resultado de gestión ineficiente de datos. Por otro lado, más de un tercio (35%) admite haber perdido nuevas oportunidades de ingresos, mientras que 39% dice que su esfuerzos en relación con los datos han causado un aumento en los costos de la operación.

«¿Cómo impacta en tu productividad y en tu gente no tener conocimiento de tus datos? El estudio arrojó que las personas gastan dos horas al día buscando la información relevante para poder ser productivas. Esto representa 16% de la eficiencia de la fuerza laboral. Multiplica tus nóminas por el tiempo gastado y es fácil calcular el nivel de pérdida de tu organización», indicó Palacios, quien asumió su cargo en México hace alrededor de 5 meses. «Otro elemento muy relevante que obtuvimos con la investigación apunta a cuánto te cuesta que el dato viva en tu infraestructura: $2 millones de dólares al año. Esos son recursos que, de no aprovechar los datos que la empresa genera, se transforman 100% en un gasto».

97% de los líderes IT consultados indicaron que los desafíos de la gestión diaria de datos han tenido un impacto mayúsculo en su organización.

México: ni mejor ni peor

En México, el tiempo buscando información es ligeramente menor (14.90%) que el global (16%). Sin embargo, al analizar la toma de decisiones estratégicas, más del 50% de las empresas indicó no conseguir un nivel adecuado de agilidad al respecto, mucho más distante del 37.7% global. Además, las organizaciones mexicanas pierden en promedio $1.5 millones de dólares al año al no administrar eficientemente los datos.

«El mayor costo que tu tienes en la organización es la mano de obra, la gente. El impacto que tienes en tus estados financieros por esta pérdida de productividad es enorme, y este estudio nos ha permitido apreciar que la situación es más o menos homogénea a nivel global. México es un país que gasta mucho en IT, y no es esencialmente diferente de lo que gastan otras compañías en el mundo», profundizó el ejecutivo.

En el desglose de los $2 millones de pérdida, Palacios indicó que existe un aletargamiento en el proceso de toma de decisiones, junto a mermas en la eficiencia que dificultan alcanzar objetivos de negocio. «¿Por dónde empiezo a crear ahorro si no cuento con una visibilidad completa de mis recursos? ¿Cómo minimizo mi OPEX si no sé si lo que tengo es suficiente para los datos que estoy manejando?».

95% de los consultados indicaron que su organización ha sufrido impactos significativos de largo plazo por culpa de una mala gestión de datos.

Los daños potenciales no se miden solo año contra año, sino a largo plazo. Los encuestados indicaron que sus continuados esfuerzos por dominar la ola de datos empresariales han afectado su habilidad de tomar decisiones estratégicas (38%), son menos ágiles (35%) y no tienen la capacidad de competir de forma efectiva en el mercado (29%). Más de un cuarto son vulnerables a amenazas de seguridad de datos, y el 25% ha experimentado insatisfacción por parte de sus clientes cliente.

En México,  los datos indican una evolución mayor respecto a la defensa contra amenazas. El tema fue comentado por apenas el 23,4% de los participantes, pero cuando se analiza la agilidad y la competitividad de las empresas, el país llega a quedar tres puntos porcentuales por encima de la media global.

La imparable ola de datos

Las señales de alerta no se limitan tampoco a los impactos económicos directos para la empresa, de acuerdo con Palacios, alrededor de 30% de las organizaciones en México siguen siendo muy vulnerables a sufrir una vulneración de datos u otras consecuencias relacionadas con la mala gestión. «Deben ser no nada más conscientes, sino responsables con sus datos,  porque así además se los pide la ley. Pero hay otra obligación, si un usuario te pide sus datos tienes que entregárselos, eso es parte del GDPR. Debo ser capaz como organización de encontrar esa información para facilitársela».

Estas cifras confirman la estrategia de negocio de Veritas, que ha empujado a la compañía a ser utilizada por 97% de las empresas Fortune 100, por lo que no fueron sorpresivas para la empresa pero sí plantean una necesidad de alianzas más comprometidas y responsables. «Tenemos que acercarnos a los clientes para advertirles a qué se exponen. Yo creo que las cifras de este estudio son duras, y por lo mismo muy útiles para identificar dónde están paradas las empresas mexicanas. No es lo mismo tener un respaldo de tus datos que una estrategia que considere recuperación de desastres. Es más, muchos dicen tener un disaster recovery plan en sitio, y cuando hacen sus pruebas de recuperación no lo consiguen, no se recuperan. Más del 50% de las empresas hoy en día no logran recuperarse exitosamente de un desastre y pagan mucho dinero en penalizaciones, o bien la experiencia del usuario se vuelve tan negativa que se mueven a la competencia».

Agustín Palacios, director general de Veritas en México

Por otro lado, el estudio plantea que la creación de eficiencia en relación con la gestión de datos, en una empresa con buena cultura de datos, genera más productividad de forma automática, al acortar los tiempo de reacción frente al mercado. El 35% de las compañías reconocen que se han perdido de oportunidades de negocio derivado de que su gente no tiene la capacidad de reaccionar con el tiempo que ellos esperan o que se requiere.

¿Qué hacer frente a los desafíos que presentan datos entonces? ¿Por dónde empezar? Agustín Palacios recomienda, primero reconocer que se tiene un problema. «Es vital aceptar que se tiene un área de oportunidad en la administración de los datos, que se está gastando dinero de más. Ahí es necesario actuar en consecuencia: acercarse a los que tienen el conocimiento para resolver el problema, como Veritas. Luego es necesario crear conciencia dentro de la organización respecto al problema y sus soluciones posibles: educar a los equipos de trabajo, establecer políticas de gestión de datos en todos los niveles».

El tercer paso, concluye Palacios, es actuar. «Porque ya te alcanzó la ola de los datos. Si no haces nada al respecto puedes perder tu empleo, o hacer que tu empresa desaparezca. No hay atajos en este tema».

Christopher Holloway

http://salalacalleymuere.tumblr.com

Director editorial de IT Masters Mag. Experto en gatos, libros y en los intrincados procesos tecnológicos que atraviesan el funcionamiento de las sociedades en todas sus expresiones.

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