Es difícil encontrar hoy a alguien que niegue las muchas bondades detrás de una buena estrategia de datos para la empresa, pero conseguir el entorno ideal para que realmente presente resultados es una tarea que puede ser titánica si no se hace de manera óptima. En la base de este proceso se encuentra la democratización de los datos, y las dificultades de su implementación pueden frenar el plan de obtener una organización data-driven.
Una gran experiencia de trabajo remoto, mayor capacidad de innovación, mejoras operacionales y una toma de decisiones más informada y rápida son solo algunos de los beneficios que trae la democratización de los datos en la empresa. Es por esto que ocho de cada 10 líderes IT en el mundo consideran prioritario ejecutar esta iniciativa en los próximos 12 meses.
Pero quizás haya que partir por entender realmente qué es la democratización de los datos. Muchas fuentes afirman que consiste en hacer accesible la información de la organización a todos los usuarios, sean estos técnicos o no. Aunque solo abrir la puerta no es democratizar. Este es un proceso en que deben otorgarse herramientas y conocimiento a través de toda la empresa para que sea posible trabajar con datos de forma confiable. Es necesario que aún los usuarios menos experimentados en tecnología tengan la posibilidad de procesar y usar datos para beneficio de sus tareas y, al final del día, del negocio.
Solo así se concretará el sueño de ser data-driven.
Humanos contra el cambio
El primer paso, darle a los usuarios acceso productivo a los datos, ya no parece ser un problema tecnológico. Para Saúl Kempner, director IT de ENGIE México, empresa de energía con más de dos décadas en el país, la tecnología ya no es un limitante para aprovechar los datos. “Antes nos volvíamos locos cuando un usuario nos pedía acceso para hacer consultas a la base de datos. La tecnología no permitía hacer suficientemente seguros esos entornos, pero ya hay herramientas que permiten entregarles espacios en los que puedan trabajar con los datos sin romper nada”. La piedra de tope ahora es otra.
Un punto en el que coincidieron una veintena de líderes tecnológicos en una reciente mesa redonda organizada por IT Masters Mag, es que la mayoría de usuarios y tomadores de decisiones ni siquiera saben qué hacer con los datos. Conocen el negocio, pero están muy enfocados en el reporting tradicional, en el que consiguen información muy estructurada y no necesitan hacer cruces y análisis de información más profunda. En otras palabras: no son capaces de ver el potencial de mejora para el negocio a partir de los datos.
“Nosotros tenemos un área exclusiva de análisis de datos. A nivel de información y herramientas estamos listos. El gran problema es que nadie nadie está realmente usando los datos”, comenta Sergio Valtierra García, director de Sistemas de Penske México, empresa de soluciones logísticas y cadena de suministro. “Los usuarios piensan que Sistemas debe darles todo, cuando la información ya está ahí. Pueden armar el reporte con los datos que ellos mismos quieran y programar envíos periódicos, pero les da miedo entrar. ¿Cómo le enseñamos al usuario a ser autosuficiente?”.
La clave es tener la visión del negocio siempre por delante, vencer la mentalidad de “silos”. Para Claudia Galindo Meza, directora IT del Instituto Tecnológico y de Estudios Superior de Monterrey, Campus CDMX, estas directrices deben surgir desde la alta dirección, o nada va a cambiar. “Se debe abrir el espectro, visualizar la gran cantidad de información se posee y definir las áreas en las que pueden explotarse los datos para otorgar un mayor beneficio al consumidor. Una gestión ampliada de los datos permite no solo dar una mejor experiencia al cliente, sino también ampliar las competencias de todos los equipos de trabajo. Si todos aprendemos a utilizar la información, obtener conclusiones y tomar decisiones todo se moverá más rápido y mejor”, concluye Galindo.
Amigos y rivales
En muchas experiencias registradas, la competencia desmedida entre equipos está al centro de los problemas de democratización de los datos. No es extraño el fenómeno: a pesar de que la colaboración es un valor que las empresas persiguen, de todas formas los departamentos deben luchar por recursos limitados. Además, la calidad y cantidad de iniciativas concretadas puede acarrear muchos elogios (y bonos) para los equipos involucrados. Es un problema estructural de los negocios actuales: la competencia es positiva al intentar crecer aceleradamente, pero llega un momento en que colaborar es el mejor camino, así que los equipos quedan en una situación casi esquizofrénica.
La información es poder, y quien la domina en una organización siempre va a contar con la mano más fuerte. Cuando dos unidades o equipos están desarrollando proyectos similares, pueden ocultar información clave para que sus iniciativas salgan mejor paradas. Otra situación de rivalidad en torno a los datos se da a la hora de competir por el presupuesto anual. ¿Por qué hacer accesibles datos que van a permitir fortalecer otras áreas y quitarle recursos a la mía? Estas costumbres generan sistemas de datos fragmentados y extienden la distancia a recorrer para explotar de forma eficiente la información.
Para realmente democratizar los datos en la empresa hará falta tener visibilidad sobre las rivalidades potenciales y minimizarlas desde el punto de vista estructural. Cuando se pone la colaboración al centro y se publicitan sus beneficios no solo para la empresa en general, sino que para todos los equipos en particular, será más fácil escapar de esas formas anticuadas de gestión. Dependerá de la salud de cada cultura empresarial la dificultad de poner esto en práctica, pero nunca es demasiado temprano para comenzar a forjar una empresa basada en datos.
Una salida posible es definir el modelo de gobierno de datos con anterioridad. Aquí se describe quién actúa, con qué información y en qué momento. Debe identificar cuál es la información a la que los usuarios tienen acceso, quién es el dueño de esa información, y qué pueden hacer con ella. Solo así se podrá pasar de los “datos”, más desestructurados y masivos, a la “información”, accionable, rastreable y de utilidad para el negocio.
Nostalgia por lo legado
Poner los datos al centro va a requerir nuevos sistemas y aplicaciones. No hay otra salida. El problema es que estos pueden cambiar por completo las formas de trabajar. Una nueva forma de administrar y almacenar datos puede echar por tierra gran parte del conocimiento y la experiencia que los equipos han adquirido con el tiempo.
Por un lado, los equipos IT han dedicado meses o años de su vida a generar y refinar los sistemas que se utilizan, así que pueden ver con resentimiento a las herramientas recién llegadas y poner trabas a su implementación. Por otro, las áreas menos técnicas ya tienen un aprendizaje y una forma de trabajar que no van a querer cambiar tan fácilmente. En ambos casos, el problema es un enamoramiento con el status quo.
“La democratización de los datos sirve para que no dependan todos los usuarios en todo momento de IT”, indica el CIO global de Grupo Industrial Lala, Mauricio Castillo Jiménez. El CIO de Grupo Industrial Lala, Mauricio Castillo Jiménez, practicó una salida que podría servir a muchas organizaciones: Decidió crear un “buffet de datos”, con la información y herramientas necesarias para trabajarla. Esa iniciativa de democratización presenta en la teoría muchos beneficios, puesto que permite a las diversas áreas extraer de forma paralela el valor de los datos que realmente les son útiles, pero para llegar ahí se debe alinear la información interdepartamental y enseñarle a los usuario a consumir el dato.
Negocio > Roles y herramientas
Hay más de una razón por la que los científicos de datos son una de las especializaciones más cotizadas en las organizaciones hoy en día, pero ser la solución inmediata a todos los problemas de información en las organizaciones no es una de ellas. Muchas administraciones y equipos, enfrentados a las múltiples dificultades que la gestión de datos acarrea, pueden ver en la ciencia de datos o en herramientas específicas de administración una salida para sus problemas, pero esto dista mucho de la realidad.
De acuerdo con los IT Masters consultados, un científico de datos incluso puede traer más dificultades de las que soluciona si no se cuenta con una planeación y cultura de datos previa. “Los datos están de moda, así que el mundo los quiere todos y los quiere rápido. Frente a esta exigencia una idea común es acudir a los científicos de datos, el problema es que esta gente sabe un montón de matemáticas, pero no del negocio ni sobre cómo reconocer los temas importantes para la organización”, indica José Antonio Saracho, director general de Sistemas de Coppel.
En gran parte de los casos, el científico de datos ni siquiera se relaciona demasiado con la empresa. Simplemente llega, explica qué sabe hacer y para qué sirve, y será rol de la dirección entregarle los espacios y herramientas para que integre información, descubra patrones y posibilidades predictivas; pero sin una figura fuerte detrás, que sepa reconocer la información importante y cómo afecta al negocio, el científico de datos podría convertirse en un rol inútil.
Es en el cruce entre las capacidades de la organización con respecto a los datos y el conocimiento del negocio donde se produce el milagro de la información. Lamentablemente, nadie llegará con una varita mágica a resolver los problemas. El camino es arduo, pero las recompensas blindarán a cualquier organización frente a los cambios del futuro.
