Para lograr una transformación digital en las compañías, la digitalización y automatización en el manejo de documentos son piedras angulares de acuerdo con Carlos Zamora, gerente senior de Venta Directa en Canon Mexicana.
En su conferencia “El valor de la transformación digital”, durante el IT Masters CON Ciudad de México, el ejecutivo afirmó estas tres acciones ayudan a aumentar la productividad y la eficiencia, además de fomentar la innovación en las empresas.
Para Zamora, la transformación digital es un viaje, no un destino e involucra personas, procesos y tecnología. Es un proceso de cambio continuo, de reinvención, al que las compañías tienen que adaptarse para competir con sus pares. “Hay que hacer las cosas de una manera diferente y realizar cosas distintas. Por mencionar un solo aspecto, con digitalización, una compañía puede reducir 60% el espacio de archivo físico que ocupa actualmente”, señaló el ejecutivo.
En la transición para ser más ágiles, los clientes pueden considerar que las soluciones de automatización de flujos de trabajo permiten que las empresas digitalicen sus procesos de negocio. Zamora señaló que el cambio de un proceso físico basado en papel a un proceso electrónico optimizado ayuda a reducir fácilmente el tiempo invertido en la realización de tareas, aumentar la precisión y mejorar la visibilidad, la trazabilidad y el servicio al cliente suministrando la información con mayor rapidez y precisión, considerando que los procesos en ocasiones aún dependen de documentos físicos.
Con 27 años de experiencia, tanto en posiciones directivas como gerenciales, para Zamora lo más importante es empezar a generar conciencia en la empresa e identificar procesos donde se use el papel de manera intensiva. Así mismo, consideró que en la etapa de cambio es vital encontrar a un socio de negocios experto. Este debería ser capaz de brindarle diseño de flujos de trabajo, creación de reglas de negocio, notificaciones por correo electrónico sobre el estado de tareas asignadas, control total a través de un historial del flujo de trabajo y creación de flujos de trabajo por documento, por expediente o una combinación de ambos.
El directivo destacó que al utilizar una metodología de consultoría de Servicios Administrados de Documentos (MDS), los proveedores deben habilitar a las empresas a mantenerse conectadas con su información y contenido de negocios durante todo el ciclo de vida de los documentos: Creación / captura, distribución, acceso y almacenamiento, gestión del documento e integración.
La incorporación de tecnología y soluciones de manejo de documentos aumenta significativamente el clima laboral y la comunicación entre los empleados. El ejecutivo mencionó que un empleado pasa alrededor de 60% de su tiempo trabajando con sus documentos. Y si no cuenta con herramientas que le permitan acceder a la información de manera eficiente, puede tardar hasta 18 minutos para ubicar un solo archivo. “Esto representa una gran deficiencia al momento de comunicarse con clientes, compañeros, socios de negocio, e incluso los mismos sistemas que usa para trabajar”, apuntó Zamora.
Cumplimiento regulatorio, aspecto a cuidar
Entre los beneficios que tiene utilizar MDS en el manejo de documentos está la reducción de costos, el aumento en la productividad, la mitigación de riesgos de información y la mejora en el rendimiento del negocio.
Zamora dijo que cuando una empresa está evaluando la mejor estrategia para el manejo de su información debe preguntarse si esta garantiza el cumplimiento de normas y leyes. La Ley Federal de Protección de Datos Personales, por ejemplo, da una guía a empresas que operan en México sobre el manejo de la información confidencial de clientes y personal empleado. Aunque con la incorporación de nuevas tecnologías, redes sociales y plataformas de nube hay reformas más restrictivas. También existen nuevas normas para las cuales se debe estar preparado, tales como el GDPR de la Unión Europea, la cual también afecta a empresas mexicanas, y que se está usando cómo marco para nuevas normas de regulación.
Por diseño, una solución de gestión de la información debe tener las capacidades para resguardar datos sensibles, personales así como la propiedad intelectual de las empresas.
En México, Canon tiene una propuesta de valor a través de una oferta unificada de servicios para ayudar a que sus clientes revisen la forma en que trabajan y la transformen para ser más productivos, reducir sus costos e incrementar sus ventas.
