Los sistemas de planificación de recursos empresariales, mejor conocidos como ERP (Enterprise Resource Planning), son la alternativa más utilizada en las organizaciones para gestionar todas las operaciones y procesos del negocio.
Estos sistemas ERP brindan una amplia variedad de aplicaciones integradas, que en las organizaciones se traducen en aumento de la productividad, optimización en los flujos de trabajo y un mejor servicio al cliente.
Un ERP está conformado por módulos de software, cada uno especializado en un área o actividad de negocio, tales como: compra de materiales, control de inventarios, finanzas o recursos humanos.
Según Mordor Intelligence, este 2024 el mercado global de ERP estará alcanzando los 65 mil 250 millones de dólares, en tanto que Allied Systems Research hace una proyección del valor del mercado de ERP para 2030, de 117 mil millones de dólares.
Introducción al sistema ERP
La constante evolución de las operaciones empresariales lleva a las organizaciones por un camino de búsqueda constante para optimizar sus procesos, dar celeridad a los flujos de trabajo y lograr una mayor eficiencia.
Los sistemas ERP van de la mano con esta evolución y acompañan a las organizaciones en sus procesos para la gestión de recursos, operaciones y datos.
Tal vez algunos crean que los ERP son una de esas tendencias de muy reciente aparición en el mercado, pero no es así. Los ERP están presentes desde hace varias décadas.
¿Le sorprendería saber que el origen de estos poderosos sistemas de software está en la industria militar norteamericana, posterior a la Segunda Guerra Mundial? Desde ahí este conocimiento fue trasladándose a los sectores de negocios y comerciales.
En la década de 1960, conforme las organizaciones iban disponiendo de computadoras (hardware), al adquirirlas obtenían algún tipo de programas básicos, entre ellos los conocidos entonces como Listas de Materiales o Control de Inventarios (BOM, bill of materials e IMC, inventory management control, respectivamente).
Desde entonces, los sistemas de planificación de recursos empresariales han evolucionado, se han transformado, robustecido, flexibilizado.
La denominación ERP se generalizó alrededor de 1990, convirtiéndose en un nombre prácticamente estandarizado que no requiere de mayores explicaciones.
¿Qué es ERP?
ERP o enterprise resource planning es considerada una herramienta que permite centralizar y gestionar los procesos empresariales, con el propósito de optimizarlos y garantizar la productividad del negocio.
Una solución o sistema ERP se caracteriza por ser escalable y flexible, así como por tener la capacidad de adaptarse, de acuerdo con las necesidades de la organización, evolucionando en paralelo con la misma.
Importancia de ERP en las empresas
Una toma de decisiones informada ha sido y sigue siendo una característica clave del éxito en cualquier organización, sin importar su tamaño o sector.
Los sistemas ERP aportan los elementos para esa toma de decisiones.
Si antes ya se mencionaba que los sistemas ERP acompañan a las organizaciones en sus procesos para la gestión de recursos, operaciones y datos, ahora agregamos que son tan versátiles que representan un importante motor para destacar en los mercados altamente competitivos.
El campo de acción de los ERP, bajo la óptica de una organización en la década 2020, incluye:
- Optimización de la gestión de la cadena de suministro
- Movilización de las operaciones financieras
- Potenciación del análisis de datos en tiempo real
- Fomento de la colaboración entre departamentos
Aunque el ERP como el CRM son aplicaciones empresariales cuyo objetivo es mejorar la rentabilidad, mantienen sus diferencias. Conocer sus alcances brinda a las organizaciones herramientas para cumplir con sus metas. Podría interesarle leer nuestro especial: ERP o CRM ¿Qué son y cuáles son sus diferencias?
Beneficios de utilizar ERP
Entre los principales beneficios de usar un sistema ERP están los siguientes:
- Se eliminan las duplicidades de datos.
- Permite automatizar tareas repetitivas, lo que favorece la productividad.
- Facilita la comunicación interna, gracias al almacenamiento centralizado de los datos.
- Proporciona un mayor control sobre la cadena de valor, gracias a la conexión que se logra con clientes y con proveedores, ajustando las órdenes de producción y compra, de acuerdo con las necesidades en cada momento concreto.
Algunos ERP integran un módulo de CRM (customer relationship management), con el cual las actividades comerciales y de satisfacción al cliente resultan enriquecidas.
- Gracias a que funciona a partir de módulos, es un software adaptable que responde a las necesidades de la organización.
En algunos casos, comenzar a utilizar un ERP lleva a la organización a un ajuste o reingeniería de procesos.
- La escalabilidad de un ERP, es decir, su capacidad de ampliarse conforme crecen las necesidades, es no solo un beneficio, sino una de las características a evaluar cuando se va a elegir una solución de este tipo.
- En el ERP están todos los datos de la organización, por lo que se facilita el acceso a ellos y se logra una visión panorámica del negocio.
Como beneficio agregado, algunos ERP integran un módulo de inteligencia de negocios (BI por sus siglas en inglés), que potencia los resultados.
- Se alcanza mayor eficiencia gracias al mejor aprovechamiento de los recursos. Hay significativos ahorros en costos y mejoras en el margen para inversiones.
Implementación de ERP
Las etapas comunes en un proceso de implementación de un sistema ERP son:
- Planeación y análisis previo, para definir necesidades y alcance esperado.
- Diseño, donde se especifican las funcionalidades del sistema y la alineación de procesos.
- Implementación, acompañada por el o los proveedores del ERP seleccionado.
- Mejora continua, para el seguimiento, adecuaciones y control del sistema.
Planificación de la implementación
Una planificación adecuada es indispensable antes de iniciar la implementación del ERP.
Los elementos que ayudan a concretar un proyecto exitoso de ERP son:
- Involucrar a todas las partes interesadas
- Hacer una evaluación profunda de las necesidades
- Analizar la disponibilidad presupuestal
- Establecer un cronograma claro para la implementación
De esta manera se puede evitar ser parte del 28% de los proyectos de ERP que no alcanzan sus metas y objetivos originales, por fallas en la planificación, según estimaciones de la firma asesora Technology Evaluation Center (TEC).
Selección del proveedor de ERP
La selección del software ERP y por tanto del proveedor adecuado es una decisión estratégica que debe considerar un sinnúmero de factores, comenzando con el tipo y el tamaño de organización cliente.
Otros de los elementos clave para tomar en cuenta son:
- Valorar los requerimientos y la funcionalidad del sistema antes que el precio.
- Definir los objetivos que desean conseguir con el ERP y hasta donde se quiere llegar.
- Tener claro que es una inversión a largo plazo y que, en el tiempo, los resultados son eficientes.
- Identificar las áreas o departamentos en los que se debe priorizar la personalización de los módulos.
- Probar las versiones demo; identificar una interfaz sencilla y clara, adaptada a las necesidades de la organización.
- Elegir un proveedor con experiencia, que puede ser el del ERP, o bien un consultor experto en el tema, capaz de resolver situaciones de crisis en la implementación, hacer frente a los cambios y responder ante imprevistos.
Capacitación del personal en el uso de ERP
Por una parte, se requiere de un equipo especializado de desarrollo, previamente capacitado en las características y funcionalidades del ERP contratado.
Este equipo llevará a cabo el despliegue del sistema, así como la configuración de las funciones básicas para la organización y la resolución de problemas.
Por otro lado, no menos importante, es la capacitación de los usuarios finales de las herramientas del ERP, que colaboran en las distintas áreas de la organización.
Aprovechar al máximo las ventajas del sistema demanda tiempo y preparación individualizada.
Migración de datos al sistema ERP
La migración de datos en un ERP es un proceso complejo que requiere de una planificación detallada y una ejecución precisa.
Lo principal es asegurarse de que la información se transfiera en forma efectiva y sin pérdidas.
Las recomendaciones consideran llevar a cabo un análisis exhaustivo de los datos existentes, identificando su calidad y relevancia.
Enseguida se debe diseñar el plan de ejecución para la migración.
El siguiente paso es la extracción de los datos, así como su transformación, adaptándolos al formato y estructura del nuevo sistema.
Para concluir, se realiza la carga de los datos en el nuevo ERP, asegurando su integridad y validando su correcta migración.
Pruebas e implementación final
Antes de poner en marcha el ERP (o en producción, como se dice en el ambiente de las implementaciones) hay que llevar a buen término un proceso de pruebas exhaustivas del sistema, tanto en funcionalidad como de flujo de trabajo.
El involucramiento y participación de los usuarios finales del sistema en esta etapa es crucial para identificar posibles problemas y corregirlos antes de la implementación final.
Implementación y seguimiento
Con el ERP configurado, hecha la migración de datos y con los usuarios capacitados, el siguiente paso es la implementación final, que consiste en poner en funcionamiento el ERP como parte integral del trabajo diario.
Posteriormente es necesario el monitoreo y evaluación periódicas del desempeño del sistema, para mantenimiento, ajustes y en su caso, adición de funcionalidades o nuevos módulos.
Funcionalidades de ERP
Los procesos internos propios de cada organización son los que determinan qué tipo de ERP es el más adecuado elegir.
También hay que considerar las distintas configuraciones internas de cada ERP, que varían de acuerdo con el proveedor o el sistema.
Añadir funciones a un sistema de planificación de recursos empresariales opera en formas distintas dependiendo de si se trata de un ERP modular o de uno configurable.
Conocer qué tipos de ERP hay será de gran ayuda al momento de saber cuál necesita su organización.
Los módulos básicos de un sistema ERP
Los módulos básicos son cuatro y se explican a continuación:
Gestión de inventario
Más allá del mero control de inventarios, esta clase de módulos suelen integrar dos funciones de gran relevancia para las organizaciones: la cadena de suministro y la planificación logística.
Dependiendo del sector económico en que se desenvuelve la organización, también puede incluirse lo relacionado con almacenes y seguimiento de existencias.
Gestión de compras y proveedores
Se trata de módulos que ayudan con la planificación de compras, solicitudes de presupuestos, órdenes de compra, envíos, negociación con proveedores, etc.
Gestión de ventas y clientes
Puede incluir gestión de contactos; procesamiento de pedidos, cotizaciones y propuestas; gestión de precios y descuentos; analíticas de ventas; gestión de contratos, devoluciones y reembolsos.
Este es un módulo que puede ser un CRM (gestión de la relación con clientes) integrado.
Gestión de finanzas y contabilidad
Desde la óptica de los ERP más tradicionales, es el módulo considerado como el de mayor importancia debido a que le conciernen todos los aspectos contables y financieros de la organización.
Incluye la organización del flujo de caja; control de cuentas bancarias, de inversiones y pagos; deudas; estados financieros; estados de situación fiscal y pago de impuestos, etc.
Otros módulos que se pueden agregar a un ERP
Hay módulos que se pueden agregar a los ERP mediante programación, o bien como parte de las ventajas que ofrece uno u otro proveedor, por ejemplo:
- Gestión de la producción
- Gestión de proyectos
- Gestión de ciclo de vida de un producto (PLM)
- Gestión de calidad
Adicionalmente, hay funcionalidades que también pueden incorporarse a un ERP, como son los casos de la Gestión Documental (DMS) y Recursos Humanos (RRHH)
Mejores prácticas en el uso de ERP
El ERP proporciona una plataforma única que simplifica la administración y promueve la estandarización de procesos, lo que puede llevar a una mayor productividad y competitividad empresarial.
La implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) representa un complejo entramado de tareas que, para ser exitosas, deben estar planeadas con detalle, aplicando además los esquemas denominados mejores prácticas.
“Las Mejores Prácticas son una serie de metodologías, sistemas, herramientas y técnicas aplicadas y probadas con resultados sobresalientes en empresas que han sido reconocidas como de clase mundial”, según la definición del IMMPC (Instituto Mexicano de Mejores Prácticas Corporativas).
Establecer objetivos, políticas y procedimientos claros
Los objetivos que se establezcan deben estar alineados con las metas y estrategias de la organización.
Deben ser claros y realistas, al igual que las políticas y procedimientos que se determinen para implementar el ERP.
Los objetivos requieren ser comunicados a todos los integrantes de los equipos de trabajo involucrados en la implementación.
De hecho, suele incluirse un rubro específico relacionado con el plan de comunicación interna durante todo el proceso de implementación, ya que juega un papel muy importante en el proyecto y sus resultados.
Realizar seguimiento y análisis de datos
El plan de implementación debe incluir un cronograma, asignación de recursos, indicadores de revisión y entregables.
Con base en estos elementos, se lleva a cabo el seguimiento, análisis de datos y correcciones necesarias.
Se trata de un plan que necesita revisiones y actualizaciones regulares a lo largo de la implementación, de manera tal que se mantenga la atención en las prioridades y se garantice el cumplimiento de objetivos.
Mantener el sistema actualizado y seguro
El sistema ERP que se esté implementando debe mantener su integridad y funcionalidad a lo largo de todo el proceso de implementación. En buena medida, el proveedor del ERP garantiza que así suceda.
No obstante, la organización debe estar atenta de los indicadores previamente definidos, los entregables, así como la identificación y resolución de problemas y riesgos potenciales
Fomentar la colaboración entre departamentos
Para que la implementación se lleve a cabo en forma eficiente y efectiva, la integración del equipo humano que estará trabajando en conjunto debe incluir a miembros de los distintos departamentos o áreas de la organización.
Es necesario considerar al menos a representantes de los usuarios finales, expertos en tecnología y líderes de la empresa.
Evaluar y mejorar continuamente el uso de ERP
Conforme avanza la implementación, hay módulos o funcionalidades que comienzan a ser utilizadas. Es el momento de empezar las evaluaciones, ajustes y correcciones.
Al finalizar el proceso, el ERP no se queda estático, sino que va evolucionando gracias a la aplicación de esquemas de mejora continua, en beneficio de la organización, pero sobre todo de los usuarios finales dentro de la misma.
Técnicas Efectivas de Gestión de Proyectos
Además de todas las consideraciones de mejores prácticas, durante la implementación de un ERP se considera la aplicación de otras técnicas y herramientas, para incrementar las probabilidades de éxito del sistema, tales como:
- Estrategias de gestión del cambio
- Buenas prácticas de migración de datos
- Consideraciones de personalización e integración
- Enfoques de adopción y capacitación de usuarios
Diversificación del ERP
Las firmas consultoras globales y las de investigación de mercados, tanto tecnológicas como de negocios, aportan mucha información acerca del crecimiento, diversificación y adaptación de los ERP, que se mantienen a la cabeza de los sistemas de gestión empresarial basados en IT.
A manera de ejemplo, la verticalización de ERP tiene propuestas para: startups, firmas consultoras, manufactura, comercio minorista, constructoras, instalaciones y proyectos, inmobiliarias, distribución alimentaria, industria textil, entre otras.
De los anteriores, el sector de manufactura es el mayor usuario de implantaciones de ERP, con un 37% del total, de acuerdo con cifras de Sage Software Solutions.
Sin olvidar que además de las opciones para grandes corporativos, que representan el mercado tradicional para los ERP, hay propuestas para medianas, pequeñas y muy pequeñas empresas.
Explorar el uso de los ERP en ambientes físicos es interesante, pero cuando agregamos otros entornos, como ERP en la nube, además de las posibilidades de ser accesible mediante dispositivos móviles, la dimensión cambia.
Si también sumamos la incorporación de AI, como ya está sucediendo, tenemos ERP para muchos años.
