La guía completa de cómo hacer un contrato de nube

La firma de un contrato de nube es la fase previa necesaria para garantizar a su empresa un servicio flexible y escalable, que presagia numerosas oportunidades de innovación. Sin embargo, necesita la atención y la competencia adecuadas para comprender cada paso del proceso.

Un contrato en la nube es un acuerdo que permite a las empresas acceder a servicios digitales (como almacenamiento y software) de forma flexible y escalable, sin preocuparse por la infraestructura.

Estos contratos detallan aspectos clave, como seguridad, disponibilidad y cumplimiento de normativas, para asegurar un servicio confiable y adaptable a las necesidades del negocio en un entorno digital en constante evolución.

A continuación se ofrece una guía paso a paso para atravesar con éxito esta fase, garantizando que se satisfagan las necesidades comerciales y se minimicen los riesgos.

Contrato de nube: ¿cómo elegir al proveedor adecuado?

En primer lugar, es importante confiar en el proveedor adecuado. Estos son los principales factores para elegirlo:

Identificar las necesidades empresariales

Antes de explorar las opciones de nube, es fundamental tener una idea clara de las necesidades empresariales. Esto puede incluir una serie de aspectos a tener en cuenta. Entre ellos se encuentran:

• El tipo de datos que se administrarán.
• El rendimiento requerido.
• La escalabilidad.
• El cumplimiento de las normas y cualquier integración con los sistemas existentes.
• El nivel de seguridad y conformidad requeridos.
• Cualquier requisito específico de rendimiento o tiempo de actividad.

Evaluación de los proveedores

No todos los proveedores de servicios en la nube son iguales. Es importante evaluar la reputación, la confiabilidad, las garantías de disponibilidad, los niveles de soporte ofrecidos y las opiniones de otros clientes. También son igual de importantes la compatibilidad tecnológica y la facilidad de migración o integración con los sistemas existentes.

Entender los modelos de servicio

Los servicios en la nube se diferencian principalmente en tres categorías: infraestructura como servicio (IaaS), plataforma como servicio (PaaS) y software como servicio (SaaS). Cada modelo ofrece diferentes niveles de control, flexibilidad y administración. Por lo tanto, es importante elegir el modelo que mejor se adapte a sus necesidades.

Planificación de la entrada y salida de un proveedor

El fenómeno de dependencia de un proveedor se produce cuando un cliente, al utilizar un determinado producto o servicio, tiene dificultades para optar por una oferta de la competencia.

Esta situación suele deberse al uso de tecnologías patentadas que no son compatibles con las propuestas por otros proveedores. Otras veces, el bloqueo puede deberse a procesos que no están optimizados o a restricciones impuestas por los contratos.

Cabe señalar que, cuando los servicios en la nube dependen en gran medida de componentes exclusivos o altamente personalizados, esto puede comprometer la facilidad con la que se puede cambiar a otros proveedores o reintegrar las operaciones dentro de la empresa. Este aspecto es particularmente evidente si las aplicaciones requieren una reestructuración para funcionar en una plataforma de servicios diferente.

Por lo tanto, para minimizar el riesgo de quedarse atrapado en un solo proveedor, es esencial garantizar que el servicio elegido utilice tecnologías patentadas de forma limitada y limitar, en la medida de lo posible, el uso de servicios que restrinjan la capacidad de migrar o cambiar a soluciones alternativas.

Una hoja de ruta para la firma del contrato de nube

Una vez que haya elegido al proveedor, es fundamental leer el contrato detenidamente. Es recomendable prestar atención a algunos elementos importantes. Entre ellos se encuentran:

Contrato de nube (SLA)

Los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA, por sus siglas en inglés) son fundamentales en cualquier contrato de servicios en la nube, ya que establecen los niveles de servicio garantizados, como el tiempo de actividad, los tiempos de respuesta del soporte y los tiempos de recuperación en caso de fallos. Por eso, es clave asegurarse de que los SLA estén alineados con las necesidades de su negocio, ofreciendo la seguridad y la fiabilidad que espera de su proveedor en la nube

Costos y escalabilidad de los contratos en la nube

Se trata de comprender la estructura de precios de los servicios en la nube y los costes asociados, como las tarifas de transferencia y almacenamiento de datos, incluida la forma en que se calculan los costes derivados del uso adicional de los recursos, así como de asegurarse de que el contrato ofrezca la flexibilidad necesaria para escalar los servicios en función de sus necesidades.

Además, también deben describirse las condiciones de pago, incluidos los métodos de pago, la frecuencia y las penalizaciones por demora en el pago.

Seguridad y cumplimiento

La seguridad y la privacidad de los datos son las principales preocupaciones de las empresas. Un contrato de servicios en la nube debe describir las medidas del proveedor de servicios en la nube (CSP, por sus siglas en inglés) para proteger los datos de los clientes, como el cifrado, los controles de acceso y las copias de seguridad.

En el acuerdo también se debe especificar cómo se almacenan, procesan y transmiten los datos y cómo garantizar el cumplimiento de la normativa aplicable. Es muy importante asegurarse de que el proveedor cumpla con las normas y reglamentos de seguridad pertinentes a su sector.

Certificaciones y estándares

Los proveedores que cumplen con los estándares y marcos de calidad reconocidos demuestran que cumplen con las mejores prácticas y los estándares de la industria como ISO, SOC 2, y GDPR. Si bien las normas no determinan qué proveedor de servicios elegir, pueden resultar muy útiles a la hora de seleccionar posibles proveedores.

Prestación del servicio

Es importante que el contrato proporcione una definición clara del servicio y de los resultados finales.

También es importante tener claras las funciones y responsabilidades relacionadas con el servicio (entrega, aprovisionamiento, gestión del servicio, supervisión, soporte, escalamiento, entre otros), y la forma en que se distribuyen entre el cliente y el proveedor.

Además se suma toda la información referida a cómo se gestionan y garantizan la accesibilidad y la disponibilidad del servicio que puede incluir el mantenimiento, corrección de incidentes, recuperación ante desastres, entre otros.

Portabilidad e interoperabilidad de los datos

Para evitar la dependencia de un proveedor y garantizar la resiliencia, es importante que los datos puedan transferirse fácilmente de un proveedor de servicios en la nube a otro o transferirse de vuelta a las instalaciones. Por lo tanto, el contrato debe incluir formatos de datos estándar e interfaces abiertas para facilitar la portabilidad.

Términos comerciales

Se trata de especificar la gobernanza contractual y del servicio, incluida la medida en que el proveedor puede modificar unilateralmente las condiciones del servicio o el contrato y cuáles son las políticas en materia de renovaciones de contratos y de plazos de preaviso de salida o modificación.

Además, especifique qué pólizas de seguro, garantías y sanciones están incluidas y qué advertencias las acompañan y en qué medida el proveedor está dispuesto a exponer a su organización a la auditoría y al cumplimiento de las políticas

Condiciones de cancelación y migración

Se trata de entender los términos relacionados con la cancelación del servicio y la migración de los datos, así como de saber cómo y en qué formato se pueden recuperar los datos.

Respaldo y recuperación ante desastres

Es esencial comprobar que el proveedor de la nube cuenta con políticas de respaldo y recuperación ante desastres y que es capaz de proteger los datos empresariales y restaurarlos rápidamente en caso de accidente.

Además, el contrato debe detallar claramente las políticas y los procesos de respaldo y recuperación ante desastres, es decir, la frecuencia de:

• Las copias de seguridad
• La geolocalización de los datos —para evitar pérdidas en caso de desastres naturales en un área geográfica específica—
• Los objetivos de tiempo de recuperación (RTO, por sus siglas en inglés)
• Los objetivos de punto de recuperación (RPO)

Además, el proveedor debe permitir y, en algunos casos, colaborar en la ejecución de las pruebas de resiliencia, como las pruebas de recuperación ante desastres, para verificar la capacidad del sistema de recuperarse rápidamente después de una interrupción.

Soporte y formación

Es importante que el proveedor ofrezca los niveles adecuados de soporte técnico y, al mismo tiempo, sesiones de formación para solucionar rápidamente cualquier problema y aprovechar al máximo el servicio en la nube.

Protecciones legales

Las cláusulas relativas a la compensación, los derechos de propiedad intelectual, la limitación de responsabilidad y las garantías deben ser componentes estándar en los contratos de CSP.

Sin embargo, es esencial examinar detenidamente los detalles específicos relacionados con cada uno de estos aspectos. Por lo general, estas disposiciones se encuentran entre las más debatidas, ya que, por un lado, los clientes buscan minimizar el riesgo en caso de que se produzcan reclamaciones relacionadas con la privacidad de los datos debido a infracciones, mientras que, por otro lado, los proveedores intentan limitar su responsabilidad ante dichas reclamaciones.

Terminación del servicio y transición de datos

Es esencial que el contrato describa los procesos para la rescisión del servicio y la transición de los datos a otro proveedor o a un entorno local, garantizando que esta operación se pueda llevar a cabo de forma segura y sin pérdida de datos.

Resolución y disputas

El acuerdo debe describir las condiciones para rescindir el acuerdo, incluido el incumplimiento del contrato, la falta de pago o la rescisión por conveniencia. También debe incluir disposiciones para la resolución de cualquier disputa, como la mediación o el arbitraje.

Cambios y actualizaciones

El contrato debe incluir cómo se gestionan los cambios en los servicios en la nube, incluidas las actualizaciones y el mantenimiento, para minimizar el impacto en la disponibilidad y el rendimiento del servicio.

Supervisión continua

Tras adoptar el servicio en la nube, es fundamental seguir supervisando el rendimiento, los costes y el cumplimiento de los requisitos empresariales. Esto permitirá realizar cambios o negociar mejoras en el contrato cuando sea necesario.

Funciones y responsabilidades en el contrato de servicios de nube

Como parte del contrato de servicios en la nube, se identifican las siguientes funciones y protagonistas:

• CSP: es responsable de proporcionar los servicios en la nube descritos en el acuerdo. Incluye el mantenimiento de la infraestructura, el cumplimiento de los niveles de servicio y la prestación de asistencia técnica. El CSP también es responsable de garantizar que los servicios en la nube cumplan con todos los reglamentos y estándares aplicables, incluidos los requisitos de seguridad y privacidad de los datos.
• Cliente: el cliente es responsable de utilizar los servicios en la nube de acuerdo con las condiciones del contrato. Incluye proporcionar información precisa, cumplir con las políticas de uso y pagar por los servicios descritos en el acuerdo. El cliente también es responsable de todos los datos subidos a los servicios en la nube que cumplan con las normas y estándares pertinentes.
• Controlador de datos: el CSP, en algunos casos, puede actuar como controlador de datos y procesar los datos personales en nombre del cliente. En este caso, el CSP tiene responsabilidades adicionales en virtud de las normas de protección de datos para proteger la privacidad y la seguridad de los datos.
• Proveedores externos: el CSP puede utilizar proveedores externos para proporcionar determinados aspectos de los servicios en la nube, como el almacenamiento o el procesamiento de datos. En este caso, el CSP es responsable de garantizar que los proveedores externos cumplan con los mismos estándares de seguridad y privacidad de datos que el propio CSP.
• Equipos legales y de cumplimiento: los equipos legales y de cumplimiento pueden participar en la revisión y negociación del contrato de servicios en la nube para garantizar que cumpla con todos los reglamentos y estándares aplicables. También pueden ser responsables de supervisar el cumplimiento del acuerdo a lo largo del tiempo y de gestionar cualquier disputa que surja a raíz del mismo.

De hecho, todas las partes implicadas en un contrato de servicios en la nube son responsables de garantizar que los servicios en la nube se presten de forma segura, fiable y conforme a las normas.

Las funciones y responsabilidades deben estar claramente definidas en el acuerdo para garantizar que todas las partes comprendan sus obligaciones y puedan trabajar juntas para cumplir los requisitos del acuerdo.

Conclusión

Por lo tanto, al firmar un contrato de nube, es necesario adoptar un enfoque metódico y cuidadoso en la selección y gestión de los contratos en la nube, ya que puede ayudar a maximizar los beneficios de los servicios en la nube y, al mismo tiempo, minimizar los riesgos y los costos.

En otras palabras, se trata de cumplir cada vez más con el marco regulatorio que está tomando forma y que adopta cada vez más un enfoque basado en el riesgo y la resiliencia.

Fuente: Agendadigitale.eu