Scrum, una de las metodologías ágiles más populares en la actualidad, ha revolucionado la gestión de proyectos, especialmente en el ámbito del desarrollo de software.
De acuerdo con la edición 2024 del State of Agile Report, que reunió la opinión de 3,220 líderes de proyecto en todo el mundo, 89% de las organizaciones implementan este marco de trabajo.
Su enfoque iterativo e incremental, combinado con una fuerte colaboración en equipo, ha permitido a organizaciones de todo el mundo entregar productos de alta calidad de manera más rápida y eficiente.
A diferencia de los métodos tradicionales, prioriza la adaptabilidad y la flexibilidad, además de que es más rápido y menos derrochador, características que lo hacen popular.
A sus usuarios les gusta que divide tareas complicadas en historias de usuarios y las visualiza en un flujo de trabajo.
¿Qué es Scrum?
Scrum es una metodología para la gestión de proyectos complejos en los que se necesita obtener un resultado rápido en entornos muy cambiantes. En su proceso se aplica un conjunto de buenas prácticas, que conducen a la mejora continua, para obtener los mejores resultados posibles en un proyecto.
El término “Scrum” proviene del rugby, donde describe una formación característica del deporte.
Beneficios y usos
Esta metodología emplea un enfoque iterativo e incremental. Es ampliamente utilizada en la industria IT para desarrollar y entregar proyectos de alta complejidad que requieren de trabajo colectivo, aunque su uso se ha extendido a toda clase de organizaciones.
Entre los beneficios de Scrum incluyen un ritmo de trabajo constante y predecible, mejoras en el retorno de la inversión (ROI), y entregas regulares de incrementos de producto cada dos a cuatro semanas; mayor productividad y calidad.
Impacto en la satisfacción del cliente
Uno de los mayores beneficios de Scrum es su capacidad para aumentar la satisfacción del cliente. La metodología permite una retroalimentación constante y ajustes rápidos basados en las necesidades del cliente, lo que asegura que el producto final esté alineado con sus expectativas. Las entregas frecuentes y la colaboración continua con los clientes contribuyen a una mejor experiencia y a la satisfacción general.
Evolución y adaptación de Scrum
Scrum ha evolucionado desde su creación para adaptarse a los cambios en la gestión de proyectos y las necesidades de las organizaciones modernas. Aunque el marco básico de Scrum ha permanecido constante, su aplicación se ha diversificado para incluir técnicas adicionales y herramientas que ayudan a abordar desafíos específicos. Adaptar Scrum a nuevas metodologías o combinaciones con otras prácticas como Lean o Design Thinking puede potenciar su eficacia.
Conceptos clave en Scrum
Este marco de trabajo se basa en tres pilares: transparencia, inspección y adaptación. Utiliza artefactos y eventos específicos para gestionar el trabajo, y las gráficas Burn Down y Burn Up para visualizar el progreso del sprint.
Su proceso se lleva a cabo usando un sprint como medida de tiempo para la ejecución, que corresponde a sesiones de trabajo a lo largo de dos semanas en promedio, con el compromiso de entregas específicas al final del periodo.
Roles clave en el framework Scrum
Los tres roles clave son el Product Owner, el Scrum Master o guía del equipo y el equipo de Desarrollo.
La persona a cargo de la lista de trabajos pendientes para el producto (o product backlog) es el product owner. Es quien interactúa con usuarios, con el equipo de trabajo y con otros ejecutivos; establece el orden de prioridades en las entregas y su frecuencia.
El guía del equipo facilita el proceso Scrum y apoya al equipo eliminando impedimentos, pero no es un gerente tradicional del proyecto, así como las de planeación, revisión y análisis retrospectivo del sprint.
El equipo está formado por todas aquellas personas que están trabajando en el sprint, deben generar un esquema de auto-organización y ser colaborativos.
Los artefactos fundamentales de Scrum
Son tres los artefactos en Scrum: la pila de producto o product backlog, la pila de sprint o sprint backlog y el incremento del producto. Cada artefacto representa valor o trabajo.
El product backlog es la lista de trabajo que debe realizarse para el producto. Contiene elementos u opciones en los que el equipo puede trabajar durante un sprint.
El trabajo pendiente del sprint es lo que se denomina sprint backlog. Los elementos se extraen de la lista de trabajo pendiente del producto durante la sesión de planificación del sprint y se trasladan al proyecto. El equipo de trabajo se compromete a su realización durante el sprint.
Un nuevo producto, o función, o mejora, o corrección de errores puede ser el resultado que se entrega al final de cada sprint, y es el artefacto conocido como incremento del producto.
¿Cuál es la función de un profesional Scrum?
En palabras de uno de los cocreadores de esta metodología, Ken Schawber, “el trabajo de los profesionales de Scrum es mejorar continuamente la capacidad de usarla, para ofrecer productos y servicios que ayuden a los clientes a lograr resultados valiosos”.
Ahora bien, con una visión más detallada, este tipo de profesionales observa la aplicación de la Guía Scrum, destaca el liderazgo servicial del guía del equipo, quien está comprometido con el aprendizaje continuo y la mejora del equipo.
Es alguien que colabora tanto con el equipo como con los clientes; valida, reconoce y adapta elementos para aumentar el valor de los entregables, encabezando equipos autogestionados y funcionales.
Los eventos cruciales en Scrum
Los eventos fundamentales en Scrum son Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review y Sprint Retrospective. Estos se emplean para crear regularidad, así como disminuir la necesidad de reuniones no definidas en Scrum.
Sprint es entonces el evento crucial y se considera el corazón de la metodología Scrum. La duración de los sprints puede variar entre una y cuatro semanas, según las necesidades del proyecto.”Se trata de un ciclo de trabajo en el que se planean y completan ciertas actividades.
Cada sprint incluye una serie de actividades o trabajos, necesarios para alcanzar el objetivo del producto. Se trata de la planificación (sprint planning), las reuniones diarias de trabajo (daily scrums), la revisión del sprint (sprint review) y la retrospectiva (sprint retrospective).
La importancia de la transparencia
Scrum como metodología tiene un documento maestro que se denomina la Guía –de los creadores del método, Ken Schwaber y Jeff Sutherland-. En ella se enfatiza que Scrum se basa en la transparencia, misma que se traduce en confianza.
En esencia, todos los miembros del equipo de trabajo deben saber qué está pasando en el proyecto, por qué está sucediendo y qué elementos integran la lista del sprint, para tomar decisiones correctas.
A falta de transparencia, es posible que se le oculte información al dueño del producto, quien no tendrá elementos suficientes para determinar si los procesos están desarrollándose correctamente o si el producto está debidamente terminado.
¿Cómo fomentar la colaboración en equipos?
Trabajar con metas claras es la esencia de Scrum. A partir de ello se busca una dinámica de intercambio constante de habilidades e ideas entre los miembros del equipo, con valores como respeto y apertura, para crear un producto completo y multifacético.
En el mismo sentido, el líder de proyecto y el dueño del producto en sus respectivos roles, promueven y mantienen el esquema colaborativo –que se aborda mediante los valores de coraje y enfoque de Scrum-, con lo cual se reducen los tiempos de tramitación, los retrabajos y los malentendidos.
Aspectos culturales y organizacionales
Implementar Scrum con éxito no solo depende de seguir las prácticas del marco, sino también de adaptar la cultura organizacional. Fomentar una cultura de apertura, colaboración y aprendizaje continuo es esencial para que Scrum funcione efectivamente. La alineación de la cultura organizacional con los valores de Scrum puede ayudar a superar la resistencia al cambio y a lograr una integración más fluida.
Mitos comunes y la realidad detrás de ellos
Entre los mitos comunes sobre Scrum se encuentran que es solo para proyectos pequeños y que los cambios no se aplican en el sprint actual. Otros mitos incluyen que Scrum es demasiado complejo, que los cambios no impactan en el sprint en curso, que los sprints deben durar exactamente dos semanas, que el Scrum Master es el líder del proyecto, que Scrum solo sirve para ciertos productos y que el Product Owner debe conocer el negocio en detalle.
En realidad, Scrum es una metodología flexible y sencilla que requiere ajustes organizacionales significativos. Los cambios solicitados se aplican en sprints futuros, no en el actual, y los sprints pueden durar entre dos y cuatro semanas, dependiendo del backlog. El Scrum Master ejerce un liderazgo servicial y no como un gerente tradicional, mientras que el Product Owner debe conocer el negocio para representar eficazmente a los interesados y resolver dudas del equipo de desarrollo. Scrum se adapta a proyectos de cualquier tamaño y es especialmente útil para aquellos que requieren innovación o manejan incertidumbre.
Desafíos y Cómo Superarlos
A pesar de sus beneficios, la implementación de Scrum puede enfrentar varios desafíos, como la resistencia al cambio, la falta de experiencia en el equipo, o la dificultad para adaptar los roles y procesos a la realidad del proyecto. Para superar estos obstáculos, es crucial ofrecer capacitación continua, asegurar el compromiso de todos los miembros del equipo y ajustar el marco de Scrum según las necesidades del proyecto.
Mejores prácticas para una implementación efectiva
Para cada rubro de Scrum hay un listado de mejores prácticas relacionadas con su implementación. Solo a manera de ejemplos:
- Los miembros del equipo asumen roles multifuncionales.
- El scrum master protege al equipo de distracciones internas y externas.
- El Product Owner puede cancelar un sprint si el valor del backlog ya no justifica continuar con él.
- Las historias o tareas deben completarse dentro del mismo sprint, aunque esto puede variar según el contexto del proyecto.
- El Daily Scrum se realiza de manera consistente para mantener la sincronización del equipo, sin necesidad de que sea en el mismo lugar y hora exactos cada día.
- La retrospectiva sucede al terminar cada sprint.
¿Cómo adaptar Scrum a diferentes contextos y proyectos?
La naturaleza de Scrum permite muchas adaptaciones de acuerdo con el tipo de proyecto y de organización, por lo que no es necesario cumplir con todas las especificaciones scrum para obtener buenos resultados.
Desde el liderazgo de un proyecto es posible decidir, con creatividad, si la estructura o metodología Scrum se sigue en todos sus detalles, o bien si se le considera como un marco al que se suman fórmulas distintas, todo ello con el propósito de lograr los objetivos planteados.
Adaptar el uso de sprints es considerado un elemento digno de aplicación en cualquier ámbito, como herramienta para mantener la flexibilidad, planificando el trabajo en periodos cortos de tiempo, con la visión de generar algún tipo de entregable que alimente una hoja de ruta más amplia
Herramientas y recursos útiles
El software de gestión es un recurso de gran utilidad para trabajar con Scrum, ya que ayuda a los equipos en la organización de tareas para proyectos complejos a través de iteraciones y sprints. Las herramientas actuales para Scrum incluyen Jira, Asana, Monday.com y ClickUp.
Estas herramientas facilitan la planeación, el seguimiento de los proyectos, la organización de reuniones diarias, la visualización gráfica del proceso.
Capacitación y Certificación en Scrum
Para asegurar una implementación exitosa de Scrum, la capacitación adecuada es fundamental. Existen varias certificaciones, como Certified Scrum Master (CSM) y Certified Scrum Product Owner (CSPO), que pueden ayudar a los profesionales a obtener una comprensión más profunda del marco Scrum y a mejorar sus habilidades. La inversión en formación continua y certificaciones puede ser clave para el éxito de Scrum en cualquier organización.
Ejemplos y casos de éxito
Casos recientes de éxito en la implementación de Scrum incluyen empresas como Spotify y Salesforce.
Metodología Agile vs. Scrum
En materia de gestión de proyectos para equipos de trabajo con mejora continua, la metodología Agile es la elección que prevalece. Tiene varias vertientes, entre las que destacan Scrum, Kanban y DevOps.
La filosofía de Agile fomenta el desarrollo iterativo y progresivo, con lo cual los equipos de trabajo responden al cambio. Se le considera un marco general.
Su foco es la aplicación de plazos para cada ciclo de entrega y la asignación de funciones establecidas.
Comparación con otras metodologías ágiles
- Kanban: Kanban se enfoca en la visualización del flujo de trabajo y la mejora continua sin la estructura de sprints. Es ideal para equipos que buscan flexibilidad y un flujo constante de trabajo.
- DevOps: DevOps integra el desarrollo de software con las operaciones de TI para mejorar la colaboración y la automatización en la entrega continua. Aunque no es una metodología ágil per se, se complementa bien con Scrum para mejorar la eficiencia del desarrollo.
¿Qué es Scrum distribuido?
El concepto actualizado es Scrum en equipos distribuidos, adaptado para trabajar en entornos híbridos y remotos. En este esquema, debido a las limitaciones en la comunicación informal propias del trabajo remoto, los equipos deben ser más disciplinados en lo concerniente a sus rutinas y en la búsqueda de oportunidades para la colaboración.
Otro elemento a revisar cuando hay trabajo a distancia es el tamaño del equipo, que debe tener menos integrantes, para facilitar las reuniones en línea.
En resumen, sin duda, las herramientas como los sprints, los protocolos, las reuniones rápidas y las retrospectivas son totalmente adaptables al entorno scrum distribuido.
